Uitnodigen

Vergaderingen en bijeenkomsten zijn vaak een opeenstapeling van gemiste kansen:

• "Ik wilde niet tegen de gangbare mening ingaan"
• "Ik deelde mijn idee niet omdat we al onder tijdsdruk stonden"
• "Ik had al het gevoel dat dit fout zou gaan, maar niemand stond open om mijn mening te horen"

Deze situaties gelden in verhoogde mate voor mensen met een introverte voorkeur. Mensen met een introverte voorkeur zijn reflecteren meer, zijn bedachtzaam, goede luisteraars en opmerkzaam. En daardoor vaak overweldigd door mensen met een extraverte voorkeur.

In samenwerking is het belangrijk dat alle meningen worden gehoord en niet alleen van de mensen die de moed en het vertrouwen hebben om hun mening te geven.

Hoe je anderen kunt helpen om hun stem te laten horen

Allereerst is het essentieel dat je echt de bereidheid hebt om open te staan voor de mening van anderen. Dus niet alleen de mening van de mensen die het met je eens zijn, maar ook van de mensen die het niet met je eens zijn of met (naar jouw mening) gekke of onrealistische ideeën komen.

Het tweede element is het creëren van een een veilige en productieve sfeer tijdens vergaderingen en bijeenkomsten. Daar kun je het volgende voor doen:

• Nodig alleen mensen uit die er echt bij moeten zijn. Hoe groter de groep, hoe minder comfortabel het voor sommige mensen wordt om zich uit te spreken. Als de groep groot moet zijn, probeer dan kleinere break-out sessies te plannen.
• Stuur voor de vergadering een agenda rond. Door mensen de tijd te geven om zich voor te bereiden, krijg je meer doordachte reacties.
• Begin met een ijsbreker om mensen op een informele manier uit te nodigen zichzelf voor te stellen, dat verlaagt de spanning.
• Vraag de mening van alle deelnemers, zodat niemand weggaat zonder iets te zeggen. Spreek een gebaar af dat deelnemers kunnen gebruiken als ze iets willen zeggen.
• Moedig deelnemers aan. Neem de ideeën van andere mensen over en bouw erop voort. Gebruik post-it's of een whiteboard voor het vrij delen en vastleggen van meningen.
• Geef het goede voorbeeld en zet de toon voor onbevooroordeeld, inclusief en respectvol gedrag.

Als je zelf het overleg leidt of voorzit kun je dit eenvoudig zelf doen. Als je deelnemer bent van een vergadering of bijeenkomst kun je de leider of voorzitter helpen om de bijeenkomst voor te bereiden op de zojuist beschreven manier. Jouw rol tijdens de bijeenkomst kan gericht zijn op actief vragen van de mening van alle deelnemers en het aanmoedigen van de meer stille deelnemers om zich uit te spreken. De krachtigste manier om dat te doen, is door vragen te stellen.