Handelen naar feedback

Openstaan voor het ontvangen van feedback en het ‘binnenlaten’ is een van de beste dingen die je kan doen om te groeien en je prestaties te verbeteren. Om het binnenlaten van feedback te stimuleren is het belangrijk de feedback te erkennen in ons hoofd en de tijd te nemen om goed te luisteren: "Heb ik echt geluisterd naar wat ze te zeggen hadden?", "Begrijp ik wat ze zeiden?".

SOORTEN FEEDBACK

Er zijn twee soorten feedback:

1. Positieve feedback wordt gegeven om een bepaalde actie of gedrag te waarderen, aan te moedigen en te versterken. Het ondersteunt het blijvend leveren van goede prestaties en tonen van gewenst gedrag.
2. Negatieve feedback wordt gegeven om een bepaalde handeling of bepaald gedrag dat niet effectief is, of misschien zelfs ongepast, onder de aandacht te brengen of te corrigeren. Het doel van negatieve feedback is om iemand inzicht te geven in (de impact van) onbewust gedrag en te helpen zich verder te ontwikkelen.

HOE FEEDBACK EFFECTIEF TE GEBRUIKEN

Feedback is pas zinvol als je er iets mee doet.

De eerste stap is het volledig begrijpen van de feedback. Stel verhelderende vragen of voer desnoods nog een keer een gesprek om de feedback goed te doorgronden. Bepaal dan of je er iets mee wil doen. Er is geen wet die je verplicht iets met feedback te doen. Focus je op de feedback die jou geholpen heeft inzicht te krijgen in vaardigheden of gedrag dat ineffectief is en die je echt wil verbeteren. Stel dan een plan op hoe je de vaardigheden of het gedrag concreet gaat ontwikkelen. Vraag jezelf af hoe je dit gaat verbeteren en schrijf de stappen op die je moet nemen.

HOE MENSEN KUNNEN REAGEREN OP FEEDBACK

Mensen reageren vaak op een van deze vier manieren op feedback:

1. Als de feedback volledig positief is, gaan ze ervan uit dat de persoon die het geeft 'dat alleen maar zegt' of beleefd is, en ze kunnen niet accepteren dat de complimenten oprecht zijn. Dit kan te wijten zijn aan een gebrek aan zelfvertrouwen of zelfrespect.
2. Ze accepteren het negatieve deel van de feedback, maar proberen het uit te leggen, te rechtvaardigen of anderen de schuld te geven van het probleem. Ze vinden het misschien moeilijk om met kritiek om te gaan of vinden het lastig verantwoordelijk te worden gehouden voor hun daden.
3. Ze concentreren zich op het positieve deel en en negeren het negatieve deel. Deze reactie kan duiden op weerstand of slechte luistervaardigheid.
4. Als de feedback negatief is, besluiten ze dat de persoon die de feedback geeft ongelijk heeft en negeren ze de opmerkingen volledig.

Hoe mensen ook reageren, in elk van deze vier situaties zal de feedback niet het gewenste resultaat opleveren. In plaats van te proberen te begrijpen hoe ze hun gedrag of prestaties kunnen veranderen of wat ze kunnen doen om voort te bouwen op hun sterke punten, blijven mensen doen wat ze eerder deden, zonder enige grote aanpassing of correctie.

WANNEER FEEDBACK NIET EERLIJK IS

Feedback is nuttig als het je motiveert om beter te presteren of je gedrag aan te passen. Maar feedback kan ook het tegenovergestelde zijn: onbruikbaar of ronduit oneerlijk. Oneerlijke feedback is vaak hard, persoonlijk en algemeen, en het is waarschijnlijk meer een persoonlijke aanval dan een oprechte wil om je te helpen verbeteren. Als je feedback ontvangt die je oneerlijk vindt, is een discussie daarover gerechtvaardigd. Maar pas op dat je feedback niet te snel als oneerlijk beoordeelt. Je voelt je misschien beledigd of gekwetst, maar de feedback, of misschien delen van de feedback, kan nog steeds relevant en nuttig zijn.

DE FEEDBACK-CIRKEL

Een essentieel onderdeel van het feedbackproces is om de cirkel met feedbackgevers te sluiten. Ze hebben de moeite genomen om jou feedback gegeven en zullen het op prijs stellen terug te horen wat je hebt geleerd en gedaan met de feedback. Ook als je emotioneel heb gereageerd op de feedback is het belangrijk de cirkel te sluiten met de persoon die de feedback heeft gegeven. Dit proces bevordert ook een volledige feedbackcultuur in je team en organisatie.

Bij het voorbereiden van de terugkoppeling kun je de volgende vragen overwegen:

• Wat heeft de feedback met jou gedaan? Wat was je (emotionele) reactie?
• Vind je de feedback eerlijk?
• Wat ga je doen met feedback?

WAT TE DOEN MET DE FEEDBACK

Je (re)actie zal afhangen van het feit of de feedback positief of negatief en verwacht of onverwacht is. In alle gevallen zal je eerste reactie zijn om je dankbaarheid te tonen voor het ontvangen van de feedback.

Verwachte positieve feedback

Misschien neem je de feedback als vanzelfsprekend of ter kennisgeving aan en laat je het er verder bij. Dat zou jammer zijn.

Er zijn namelijk veel dingen die je kan doen:

• Vier een intern feestje en wees trots op jezelf.
• Bedenk hoe je deze vaardigheid kan gebruiken - in andere situaties - om je productiviteit of werkplezier te vergroten.
• Bedenk hoe je deze vaardigheid kan gebruiken om anderen te helpen die niet zo sterk zijn op dit gebied.

Verwachte negatieve feedback

We zijn ons meestal wel bewust van onze verbeterpunten, we zijn vaak kritischer op onszelf dan op anderen. Maar we weten niet altijd hoe die verbeterpunten kunnen ontwikkelen. Hulp vragen is hier het sleutelwoord.

Dit zijn de dingen die je kan doen:

• Opleiding of coaching.
• Vraag steun aan je collega's of je leidinggevende.
• Identificeer een rolmodel voor het specifieke gedrag en vraag hoe die persoon dat doet.
• Uitproberen, reflecteren, feedback vragen en weer proberen. Volhouden is de beste strategie.

Onverwachte positieve feedback

Het ontvangen van onverwachte positieve feedback is als een verrassend verjaardagscadeau. Het geeft een heerlijk gevoel om iets positiefs over jezelf te leren, waarvan je jezelf niet bewust was.

Na de eerste vreugde is het belangrijk om de feedback verder te onderzoeken door jezelf af te vragen:

• Waarom was ik verrast om dit te horen?
• Welke ervaringen hebben er voor gezorgd dat ik deze kwaliteit ben vergeten of genegeerd heb?
• Welke vaardigheid moet ik ontwikkelen, zodat ik de volgende keer niet verrast ben?

Onverwachte negatieve feedback

Deze feedback is het moeilijkst te accepteren. Maar het is direct ook de bron van mogelijke groei, mits je daar voor open staat. Onverwachte negatieve feedback heeft vaak een relatie met aspecten van jezelf die je niet wilt erkennen. Het kan ertoe leiden dat je defensief wordt of andere sterke emoties ervaart. Als je er echter mee leert omgaan, kun je grote stappen voorwaarts zetten in je ontwikkeling.

Wanneer je er aan toe bent om de feedback verder te onderzoeken, kunnen de volgende vragen helpen:

• Welke andere informatie heb ik nodig om de feedback te begrijpen?
• Kan ik deze feedback gebruiken om meer over mezelf te ontdekken?
• Als ik dit verbeter; wat is dan de invloed op andere gebieden van mijn werk of leven?
• Kan ik deze feedback gebruiken om meer over mezelf te ontdekken?

Met de antwoorden op deze vragen kun je een plan opstellen om op korte termijn kleine, haalbare veranderingen door te voeren.

Het plan kan bestaan uit:

• Opleiding of coaching.
• Vraag steun aan je collega's of je leidinggevende.
• Identificeer een rolmodel voor het specifieke gedrag en vraag hoe die persoon dat doet.
• Uitproberen, reflecteren, feedback vragen en weer proberen. Volhouden is de beste strategie.