OC - Oorzaken vinden

Initiatief nemen

Oorzaken vinden

"If you are unable to understand the cause of a problem

it is impossible to solve it"


- Naoto Kan -

In veel organisaties worden de symptomen van zaken die niet werken bestreden en niet de oorzaken. We kunnen het verschil tussen die twee illustreren aan de hand van een voorbeeld: je zit op de fiets en je ketting valt eraf. De oplossing die de meeste mensen kiezen is om de ketting er weer om te leggen. Grote kans dat je ketting er binnen de kortste keren weer afvalt. Je hebt namelijk wel het symptoom verholpen, maar niet de oorzaak. De oorzaak is dat er te veel ruimte is tussen de trap- en de achteras. Door dit te bij te stellen zal de ketting er niet meer af vallen. Je hebt nu het symptoom én de oorzaak opgelost.


Het vinden en oplossen van de onderliggende oorzaak van een probleem is vooral een kwestie van attitude; pauzeren en analyseren voordat je tot actie overgaat. Het vereist het geduld en zelfvertrouwen om de druk van de omgeving te weerstaan om korte termijn resultaten te behalen. Het oplossen van de oorzaak zal op de lange termijn tijd en geld besparen, maar het vereist op korte termijn een investering in tijd. Vertragen om te versnellen.


WAT IS ROOT CAUSE ANALYSIS?


Root cause analysis (RCA) is een systematisch proces voor het identificeren van onderliggende oorzaken van issues of gebeurtenissen. RCA is gebaseerd op het idee dat effectief omgaan met issues of uitdagingen meer vereist dan alleen 'brandjes blussen', het gaat vooral over het vinden van een manier om ze te voorkomen.

Het belangrijkste doel van RCA is het opsporen van fundamentele fouten in het proces, waardoor de juiste maatregelen kunnen worden genomen om de issues op te lossen en te voorkomen dat ze zich opnieuw voordoen. Met als gevolg dat er minder fouten ontstaan en daarmee ook minder tijd tijd wordt besteed aan het herstellen van fouten.


DE DOELEN VAN RCA


  1. Ontdekken van de oorzaak van een probleem of gebeurtenis
  2. Volledig begrijpen van de onderliggende issues
  3. Toepassen van wat we uit deze analyse leren om toekomstige problemen te voorkomen of om successen te herhalen


Basisprincipes voor het uitvoeren van een goede RCA:

  • Concentreer je op het corrigeren en verhelpen van onderliggende oorzaken in plaats van alleen op symptomen.
  • Onderken het belang om op korte termijn het symptoom te bestrijden en daarmee lucht te creëren.
  • Realiseer je dat er meerdere oorzaken kunnen zijn.
  • Focus op HOE en WAAROM iets is gebeurd, niet op WIE verantwoordelijk was.
  • Wees methodisch en zoek naar concreet oorzaak-gevolg bewijs om conclusie over de onderliggende oorzaak te onderbouwen.
  • Geef voldoende informatie om een corrigerende actie te ondernemen.
  • Denk na over de manier waarop de oorzaak in de toekomst kan worden voorkomen.


Het uitvoeren van een diepgaande analyse van problemen en oorzaken vraagt om een alomvattende en holistische benadering. Naast het ontdekken van de oorzaak, is het belangrijk om voldoende context en informatie te verstrekken om uiteindelijk de juiste oplossing te kunnen ontwikkelen.


TOOLS EN TECHNIEKEN

Er zijn diverse tools en technieken die kunnen helpen bij het maken van een RCA. Hieronder volgt de uitleg van een van de technieken, de 5xWhy-methode. Het primaire doel van de 5xWhy-methode is om de exacte en dieperliggende oorzaak te vinden van een bepaald probleem, door het stellen van een reeks "Waarom"-vragen.


Voorbeeld 1 - Iemand die jou vertelt dat ze een boete heeft gekregen voor het rijden door rood licht

Je eerste reactie zou kunnen zijn om deze persoon te vertellen dat nooit meer te doen, omdat het gevaarlijk is. En zonde van het geld. En dat helpt niet, want dat weet die persoon ook wel.


Het uitvoeren van een 5xWhy-analyse kan tot een echte oplossing leiden.


Wat is er gebeurd? - Ik reed door rood licht.


  • Waarom? - Ik was te laat op mijn werk
  • Waarom? - Ik werd te laat wakker
  • Waarom? - De batterij van mijn telefoon is leeg
  • Waarom? - De batterij is slecht
  • Waarom? - Het is een oude telefoon


Wat is de oplossing? Koop een nieuwe telefoon of vervang de batterij.


Voorbeeld 2 - Een klant die weigert te betalen voor folders die je voor hen hebt gedrukt

Wat zou je onmiddellijke reactie kunnen zijn? Wellicht een assertieve herinnering sturen of de klant bellen.


Door een 5xWhy-analyse uit te voeren, kan het goed zijn dat je oplossing er heel anders uitziet.


Wat is er gebeurd? - Klant X weigert te betalen voor folders die we voor hen hebben gedrukt.


  • Waarom? - De levering was laat, dus de folders konden niet gebruikt worden.
  • Waarom? - De klus duurde langer dan verwacht.
  • Waarom? - De printerinkt was op.
  • Waarom? - De inkt is allemaal gebruikt voor een grote last-minute bestelling.
  • Waarom? - Er was niet genoeg inkt op voorraad en er was geen mogelijkheid om op tijd nieuwe inkt te bestellen.


Wat is de oplossing? - Zoek een inktleverancier die op korte termijn kan leveren, zodat je je voorraad kunt blijven minimaliseren, verspilling kunt verminderen en je sneller kunt reageren op de vraag van de klant. En o ja, vergeet natuurlijk niet om het probleem met de klant op te lossen.


CONCLUSIE

De sleutel om dit gedrag te ontwikkelen, is jezelf in toom houden om direct te reageren en in actie te komen. Om het probleem fundamenteel op te lossen, repareer je het effect - je ketting er weer omleggen - én de oorzaak - vergroot de ruimte tussen de krukas en de achteras. Druk op je persoonlijke pauzeknop, reflecteer en denk na voordat je tot actie overgaat. Vertragen om te versnellen.


Share by: