Overweeg alternatieve oplossingen

Het is belangrijk om meer dan één oplossing te bedenken, aangezien er bijna nooit een perfecte oplossing is. Als dat het geval was, zou het al zijn geïmplementeerd. En verzeker jezelf ervan - voordat je oplossingen deelt - dat de oplossingen ook echt aansluiten bij het probleem dat je wilt oplossen. Niet zelden worden oplossingen voorgesteld die op zichzelf briljant zijn, maar het oorspronkelijke probleem niet oplossen.

Definieer criteria voor besluitvorming

Een tweede en belangrijkste stap is het definiëren van de criteria voor besluitvorming. Dat zijn die variabelen of kenmerken die belangrijk zijn voor de organisatie. De beslissingscriteria moeten meetbaar zijn en binnen het bereik van het probleem vallen dat je probeert op te lossen.

Dit zijn enkele typische beslissingscriteria:

1. Inspanning van de implementatie
2. Kosten
3. Mate van inspanning om aanpassingen te kunnen doen, schaalbaarheid en flexibiliteit
4. Impact op medewerkers
5. Risico's
6. Kostenbesparingen
7. Toename omzet of marktaandeel
8. Return on investment
9. Impact op klanttevredenheid

Het identificeren van criteria is vaak een grote uitdaging, aangezien criteria zelden worden opgeschreven en vaak irrationeel zijn. Het vereist vastberadenheid en veel gesprekken en is een cruciale stap. In situaties waarin bepaalde criteria belangrijker zijn dan andere, kun je per criterium wegingsfactoren bepalen. Hierdoor ontstaat een gewogen beoordeling van alle alternatieven.

Bij het zoeken naar criteria voor besluitvorming, is het raadzaam om regelmatig contact op te nemen met besluitvormers: "Kunnen we het er dus over eens zijn dat de belangrijkste criteria voor besluitvorming .... zijn?".

Beoordeel de oplossing aan de hand van de criteria

De volgende stap is om de oplossingen te beoordelen aan de hand van de criteria. Hoewel deze benadering objectief en rationeel is, is het vaak een zeer intuïtief proces. We raden altijd aan om deze beoordelingen in teams door middel van dialoog uit te voeren, dit vergroot de betrokkenheid bij de uitkomst.

Stel de oplossing voor

De oplossing die het hoogst scoort, is degene die wordt voorgesteld. Houd er rekening mee dat dit dan niet altijd de oplossing is die wordt gekozen. Zoals gezegd is besluitvorming niet altijd een rationeel proces. Het hele proces dat je hebt doorlopen leidt echter tot een beslissing en dat is het hoofddoel van het hele proces.

IMPACT EFFORT MATRIX

De impact effort matrix is een handige methode voor het bepalen van de beste oplossing bij eenvoudige besluitvormingsprocessen. Het is een analyse van de impact van een oplossing aan de ene kant en en de inspanning die nodig is om de oplossing te implementeren aan de andere kant. Voor complexere beslissingen wordt aanbevolen om beslissingscriteria te identificeren naast inspanning en impact. 

Het resultaat van de impact effort analyse is een visuele weergave van waaraan je het beste tijd en middelen kunt toewijzen. Het resultaat van de analyse komt terecht in een van de vier categorieën:

• Quick wins - Geeft het beste rendement en opzichte van de inspanning.
• Major projects - Leveren op lange termijn rendement op, maar zijn wellicht complexer om uit te voeren.
• Fill ins- Het kost niet veel moeite, maar biedt ook niet veel voordelen.
• Time wasters - Tijdrovende oplossingen met een lage impact.

Voordelen van de impact effort analyse:

• Snelle identificatie op welke oplossingen te concentreren en aan welke geen tijd wordt besteed.
• Helpt bij het optimaliseren van beperkte tijd en middelen.
• Biedt tijd om het meest efficiënte pad te vinden om doelen te bereiken en verspilde tijd en energie te reduceren.
• Helpt projecten weer op het goede spoor te krijgen, brengt teamprioriteiten op één lijn en identificeert de beste oplossingen voor een probleem.