UL PtW Vrijmaken

Dienend leiderschap

Vrijmaken

"The leader is the servant who removes the obstacles that prevent people from doing their jobs"


- Max De Pree -



 

Hoe obstakels te verwijderen

Het constructief en proactief managen van het obstakel - in plaats van het vermijden - is een eerste en belangrijke stap naar de oplossing. Ten tweede, zorg ervoor dat je niet (emotioneel) gehecht raakt aan het oplossen van het obstakel. Je faalt echt niet als leidinggevende als je het obstakel niet hebt kunnen oplossen. Voor jou en het team is het echter belangrijk dat de reden waarom een obstakel niet wordt opgelost duidelijk en begrijpelijk is.


Omgaan met obstakels vereist een objectieve aanpak, gebaseerd op business case-denken. In geval van een obstakel; het rendement op het oplossen van het obstakel zou groter moeten zijn dan de prijs van de status quo. Het is jouw rol als leidinggevende om de besluitvorming over het oplossen van obstakels zo voor te bereiden dat het belang van het oplossen duidelijk is, maar ook het gevolg van het niet oplossen en dat in het laatste geval de beslisser eigenaar wordt van de consequenties en niet het team of jijzelf.


De meest kritische eigenschap voor het verwijderen van obstakels is dialoog. Door middel van dialoog kun je een beter begrip krijgen van de oorzaak van het obstakel. Door dialoog krijg je beter begrip van de uitdagingen van andere bedrijfsonderdelen. Door middel van dialoog ben je in staat om samen oplossingen te creëren voor obstakels. Door middel van dialoog kunt je een zuiver escalatieproces ontwikkelen.


Zoals gezegd is proactief omgaan met het obstakel - en niet vermijden - een belangrijke stap naar de oplossing en de manier om dat te doen is via dialoog, niet via e-mail. Het gebruik van e-mail is vaak een vermijdingsstrategie, die leidt tot een patstelling of conflict en zelden tot een oplossing.

Belangrijkste obstakels

De belangrijkste obstakels - in het algemeen - zijn:

  • Gebrek aan middelen - tijd en geld
  • Gebrek aan tijdige besluitvorming
  • Afhankelijkheid van andere bedrijfsonderdelen - concurrerende prioriteiten


Gebrek aan middelen

De stappen die je kunt nemen als een van de teamleden extra middelen nodig heeft, zijn:

  1. Daag de behoefte aan deze middelen uit en onderzoek alternatieven. Pas op! Deze stap is niet om de behoefte aan middelen terug te dringen, maar om jezelf voor te bereiden op de uitdaging waarmee je later in het proces te maken krijgt. De output van deze eerste stap is óf een beter alternatief óf een weloverwogen vraag naar extra middelen. Vergeet niet om na te gaan of het team akkoord is met het resultaat van dit gesprek voordat je doorgaat met de volgende stap.
  2. Bepaal de impact van zowel de positieve als de negatieve uitkomst van het verzoek.
  3. Creëer een business case door stap 1 en 2 te combineren. Deze stap vereist niet perse een formele, schriftelijke business case. Belangrijker is dat je het verzoek kunt toelichten en onderbouwen.
  4. Escaleer indien nodig. In sommige situaties is er iemand hoger in de hiërarchie nodig om te beslissing te nemen. Zorg voor een zuiver escalatieproces: beide partijen zijn het eens dat de situatie geëscaleerd zou moeten worden en je creëert een gezamenlijke case, waarin je de impact van de uitkomst van de beslissing aangeeft (wat gebeurt er als we dat doen en wat gebeurt er als we geen extra middelen toewijzen).
  5. Communiceer het volledige proces en de basis voor de beslissing aan uw team.


Gebrek aan tijdige besluitvorming

Dialoog - een gesprek - is de beste oplossing om dit obstakel te doorbreken. Probeer het gesprek te voeren met de persoon die de beslissing moet nemen, of in ieder geval zo dicht mogelijk bij die persoon.

Vermijd het gebruiken van e-mail om de volgende redenen:

  • Jouw e-mail is niet zo belangrijk voor de ontvanger als voor jouzelf.
  • Er is geen betere manier om het belang van de beslissing te laten zien dan mondeling.
  • Je zult een beter begrip krijgen voor de reden van de vertraging.
  • Je kunt helpen met het vinden van een oplossing als je de reden voor de vertraging kent.

Een andere manier om dit obstakel op te lossen, is door bondgenoten te vinden die kunnen helpen om het besluitvormingsproces te versnellen. Vraag de personen die belang hebben bij de beslissing of zij direct of indirect de snelheid van besluitvorming kunnen beïnvloeden.


Afhankelijkheden van andere bedrijfsonderdelen

Veel organisaties en leidinggevenden ondervinden hinder van tegenstrijdige belangen en prioriteiten. De oplossing voor dit obstakel is een combinatie van de twee eerder genoemde interventies; dialoog en zuivere escalatie.

Je kunt de volgende stappen ondernemen:

  1. Voer een gesprek met een vertegenwoordiger van het andere bedrijfsonderdeel. Wissel belangen en uitdagingen uit. Het doel van het gesprek is om wederzijds begrip voor het obstakel te verkrijgen.
  2. Probeer oplossingen te vinden, die voor beide partijen werken en die onder jullie bevoegdheid vallen.
  3. Escaleer indien nodig. In sommige situaties is er iemand hoger in de hiërarchie nodig om te beslissing te nemen. Zorg voor een zuiver escalatieproces: beide partijen zijn het eens dat de situatie geëscaleerd zou moeten worden en je creëert een gezamenlijke case, waarin je de impact van de uitkomst van de beslissing aangeeft (wat gebeurt er als we dat doen en wat gebeurt er als we geen extra middelen toewijzen).
  4. Communiceer het volledige proces en de basis voor de beslissing aan uw team.
Share by: