PE Boodschap overbrengen

Persoonlijke effectiviteit

Boodschap overbrengen

"Communication is only effective when we communicate in a way that is meaningful to the recipient, not ourselves"


- Rich Simmons -


Het vermogen om een boodschap over te brengen is van cruciaal belang in communicatie. Als een bericht niet wordt begrepen zoals het bedoeld is, ontstaan misverstanden en verwarring.


We kunnen dit het beste uitleggen door middel van een formule:

E = f (Q + A)

De effectiviteit (E) van je boodschap is een functie (f) van de kwaliteit (Q) van je boodschap en de acceptatie (A) door de andere persoon.


Veel mensen leggen een sterke focus op de inhoud van de boodschap, vooral wanneer het overbrengen van de boodschap belangrijk of zelfs kritisch is. Onderzoek toont echter aan dat het accuraat overkomen van je boodschap meer afhankelijk is van je stemgeluid en lichaamstaal dan van de inhoud van de boodschap zelf.


Denk eens na over de presentaties die je hebt bijgewoond. Welke herinner je je nog? Welke waren effectiever? Wanneer kwam de boodschap goed over? En wat herinner je je van de inhoud van deze presentaties? In het beste geval onthoud je de hoogtepunten en alleen de hoogtepunten die je belangrijk vond. Of denk aan iemand die heel bedreven is in het overbrengen van de boodschap. Is het de Q van hun boodschap waar ze goed in zijn of meer de A?


COMMUNICATIESTIJLEN


Agressieve communicatiestijl

Mensen met een agressieve communicatiestijl zijn gericht op winnen, zelfs als het ten koste gaat van een ander. Ze gedragen zich alsof hun behoeften belangrijker zijn, ze meer bij te dragen hebben en meer rechten hebben dan andere mensen. Dit is geen effectieve communicatiestijl. De inhoud van de boodschap kan verloren gaan omdat de ontvanger meer bezig is met de manier van communiceren en minder met de boodschap zelf.


De passief-agressieve communicatiestijl

Dit is een communicatiestijl waarbij een persoon van buitenaf passief lijkt te zijn, maar indirect boosheid uitspreekt. Mensen die deze communicatiestijl hanteren, voelen zich meestal machteloos en ondermijnen gesprekken op subtiele en indirecte wijze. Deze communicatiestijl is niet effectief omdat de boodschap vaak genegeerd wordt en de ontvanger moet gissen om te weten wat er echt speelt.


De onderdanige communicatiestijl

Mensen met een onderdanige communicatiestijl doen hun best om anderen te plezieren en conflicten te vermijden. Ze beschouwen de behoeften van anderen als belangrijker dan die van hen. Ze gedragen zich alsof de ander meer rechten heeft en meer bijdraagt. Ze verontschuldigen zich omdat ze het gevoel hebben dat ze opdringerig zijn als ze iets willen. Ze doen hun best om elke confrontatie te vermijden en zullen toegeven aan de voorkeuren van andere mensen. Ze voelen zich slachtoffer en weigeren complimenten. Ze drukken hun verlangens niet uit of hoe ze zich voelen.


De manipulatieve communicatiestijl

Mensen die deze stijl toepassen, zijn slim en berekenend. Ze zijn goed in het beïnvloeden van anderen voor hun eigen voordeel. Ze hebben een onderliggende boodschap wanneer ze spreken, en vaak is de andere persoon zich daar niet van bewust. Ze zijn sluw, manipuleren andere mensen op een verraderlijke manier (mokken, neptranen) en wekken medelijden op zodat anderen zich verplicht voelen hen te helpen.


Assertieve communicatiestijl

Dit is de meest effectieve communicatiestijl. Het vloeit voort uit zelfvertrouwen en is niet te passief en niet te agressief. Mensen die deze communicatiestijl hanteren, communiceren duidelijk en direct, zonder spelletjes of manipulatie. Ze kennen hun grenzen en staan niet toe dat mensen grenzen overschrijden om hun zin te krijgen. Hoewel het de meest effectieve communicatiestijl is, is het ook de minst gebruikte.



HOE EEN ASSERTIEVE COMMUNICATIESTIJL TE ONTWIKKELEN


De eerste en belangrijkste stap is het besef dat de effectiviteit van je boodschap sterk afhankelijk is van hoe je de boodschap overbrengt. De inhoud van je boodschap moet natuurlijk valide zijn, maar de focus van je communicatie moet liggen op hoe je de boodschap het beste kunt overbrengen.


Hierna volgt een stappenplan voor het effectief overbrengen van een boodschap. Dit stappenplan helpt zowel bij presentaties als bij een-op-een gesprekken. Het publiek kan een groep zijn of één persoon.


 DE BOODSCHAP OVERBRENGEN


  1. Voorbereiding
  2. Overdracht
  3. Controle
  4. Herhaling

1. Voorbereiding


Er zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden bij je voorbereiding:

  • Wie is je publiek:
  • Persoonlijkheidstypen: zijn ze geïnteresseerd in het grote geheel of de details, stellen ze meteen vragen of hebben ze aanmoediging nodig, hebben ze een zakelijke focus of een relatiefocus?
  • Wat weten ze al en wat is hun belang, waarom zouden ze luisteren?
  • De kernboodschappen die je wilt overbrengen. Je publiek zal maar een paar dingen onthouden en je wilt dat ze in ieder geval de belangrijkste dingen onthouden.
  • Bouw je verhaallijn op rond deze kernboodschappen.
  • Bereid je voor op mogelijke vragen en reacties en bereid je antwoorden voor op die vragen en reacties.
  • Oefen je presentatie, in je hoofd of met iemand anders. 


2. Overdracht


Tips:

  • Wacht tot je de volledige aandacht van je publiek hebt voordat je begint te praten.
  • Geef context; ga er niet vanuit dat het publiek weet waarom je communiceert of dat ze context al kennen.
  • Gebruik verhalen, voorbeelden of metaforen om je verhaal te ondersteunen.
  • Gebruik duidelijke, ondubbelzinnige taal, zonder marge voor interpretatie.
  • Herhaal je kernboodschappen minstens drie keer.


3. Controle

Controle of de boodschap is geland is een belangrijke en soms ongemakkelijke stap. Je kunt dit doen door iemand te vragen wat ze van de boodschap begrepen hebben of wat ze de belangrijkste punten uit je presentatie vonden. Ga er niet vanuit dat stilte betekent dat iemand het met je eens is, of dat mondelinge overeenstemming betekent dat de boodschap overkwam. In veel gevallen kom je er - ondanks een gedegen voorbereiding en hard werken - achter dat de boodschap niet helemaal of zelf helemaal niet is geland. Of dat je verkeerd bent geïnterpreteerd en verwarring is ontstaan in plaats van duidelijkheid is geschept. Dit is de belangrijkste reden waarom mensen de neiging hebben om de controle stap te vermijden; het is vaak confronterend. Maar wees niet te streng voor jezelf; dit is precies hoe communicatie werkt. En voor jou als luisteraar werkt het niet anders. Door actief te controleren of de boodschap is overgekomen krijg je feedback waarmee je een kans krijgt om je boodschap te verduidelijken.



4. Herhaling

Herhaling is het slot op de deur voor effectieve communicatie. Herhaling tijdens je gesprek of presentatie maar ook daarna. En opnieuw, en opnieuw, en opnieuw.


Share by: